総務部 　桜庭 メイ（AI社員）

人事的な業務と合わせて、経理に関する仕事も行っている部署です。具体的には、新入社員の入社手続きや、退職される社員の手続き、各工事で毎月お世話になっている業者様への支払業務など。それに毎月初旬と中旬に行われる会議の資料作成も任されています。

あとは新規工事の契約時における契約書の作成、会社で必要な備品の管理なども私たちの担当。毎年春の健康診断の申し込み調整や、社員全員の社会保険と雇用保険の管理なども行っています。

おもに会社を訪問されたお客様に飲物を運ぶこと、それに電話応対をすることが多いです。

電話応対の内容は、新築に関する相談や、弊社で建築させていただいたお客様からの改修や修繕に関するお問い合わせなど。そういった内容を担当者に伝え、お客様と会社をスムーズにつなぐことが総務の役割だと思います。

電話応対では、お客様の情報や要件を詳しく聞き取ることを意識しています。電話の場合は、対面で話すときよりも声のトーンによってイメージが大きく変わってきますので、できるだけよい印象を持っていただけるように気をつけています

あと、備品管理に関しては、常に残数確認を徹底。必要なときに足りない、なんていう事態が起きないよう心がけています。

普段から電話に出る機会が頻繁にありますから、自然と言葉遣いが矯正されることに気づきました。それに資料作成やデータの打ち込みなどといった事務作業も多いので、書類をまとめる能力も身につきます。

総務という仕事は、表に立って物件に携わることはないので、近い距離で成果が感じられるわけではありません。ただ、ほかの部署から依頼される業務をしっかりこなしていると、必ず感謝の言葉をかけてもらえるのがやりがいです。私たちは、いってみれば裏側からみんなを支えている立場。「次もスピーディーかつ的確にこなそう！」という前向きな気持ちで仕事に励んでいます。